経理部奮闘記④ 経費精算、立替精算

経理部奮闘記④ 経費精算、立替精算

経理業務の中でもメジャーな業務。経費精算。経費で落とせるとか落とせないとかそんな会話を聞いたことはないでしょうか?

今回はそんな経費精算や立替精算に関して経理部で行なっている作業をご紹介します。

会社の経理部によってどの業務から担当するかというのは違いますが、比較的新人の頃から担当する業務の1つです。大まかな雰囲気を押さえておきましょう!

経費精算

一言で経費精算といってもかなり幅広くなります。そもそも経費とは何かというと、企業が事業活動に必要なコスト、事業を行うために費やしたお金のことを言います。

税金計算や企業会計などによって使われるニュアンスが若干違いますが、大まかにはそんな感じです。

また一言で経費といっても会社によってどの費用を指すのか意味合いが変わってきます。例えば人件費も大きく分類すれば経費ですが、人件費は人件費と独立して呼んでいる場合もあります。

機会があれば、うちの会社の経費は勘定科目でいうと何を含みますか?と聞いておくと良いでしょう。

さて、一般的な経費精算ですが大きく分けて2つに分類されます。

1.取引先に対しての支払い

2.従業員に対する支払い

まずは、1.の取引先に対する支払いから見ていきましょう。

取引先に対する支払い

事業活動をする際にはさまざまなお金が必要になります。例えばオフィスの電気がないとデスクワークができません。パソコンもないと仕事ができませんといったようにお金がかかります。事業活動にかかる費用を支払う流れを経費精算と呼んでいます。

大きなな流れとしては、取引先から受け取った請求書に基づいて1.仕訳伝票の起票、2.銀行振込という方法になります。

仕訳伝票の起票

取引先から請求書を受け取ったら会計システムに仕訳伝票を起票します。一口に起票といっても会社の管理体制によってさまざまな前処理が発生します。

電気料金の起票を例に見てみましょう。

電気料金を起票する際、水道光熱費や電力費といった科目で起票されるかと思います。電気はいろんな部門で使用してるのである割合で部門に割り当てます。(配賦)

部門ごとに割り当てる目的は複数ありますが、製造会社であれば原価計算(作った物の金額を計算する手法)のためにしますし、製造会社以外では各部門に責任を振り分ける(責任会計)のために部門に割り当てています。

各部門に割り当てるにはどの部門でどれくらい使ったという基準がないと振り分けることができません。この情報を事前に用意してから起票する必要があります。

そのほかにも支払うためには稟議書の決済が必要という取引もあります。

稟議書に関しては別段で記事を書こうと思いますが、今の段階では「役員や部長などに取引を承認してもらう書類」と思っていただければ問題ありません。

ある程度の規模の会社でないと稟議書は存在しない場合が多いです。

こういった稟議書の添付がない請求書の支払いは実行しないというルールを設けている会社もあります。

上述したように一口に仕訳伝票起票といっても前段階でかなりの処理が存在します。

銀行振込

仕訳伝票が起票できると次はいよいよ振込です。近年はインターネットバンキングが発達したため、多くの企業で利用されています。

会社で使っている銀行のWEBページへ行って支払いのデータ(口座番号、口座名義、振込金額など)を作り、実行ボタンを押すだけで振込の手続きが行えます。

会計のシステムの中で銀行の振込データを作成できるものもあります。これもシステムとして振込先情報を持っているというだけで基本的に仕組みは変わりません。

仕訳伝票を起票後、銀行振込処理をして経費精算は終了です。

立替精算

2つ目の経費精算ですが、立替精算というものを解説します。先程は取引先に対する支払いだったのに対して、立替精算は従業員に対する支払いが一般的です。

代表的なものが、旅費交通費、出張費と呼ばれているもので、業務に必要(事業活動に必要)な出張にかかる交通費を一時的に従業員に立て替えてもらいます。

後日従業員が会社に対して請求書行為(精算手続き)をして出張にかかったお金を精算します。

経費精算業務のポイント

経費精算の業務を行う上で大切なポイントは複数あります。その中で特に気をつけたい3つの観点をご紹介します。

不正防止機能

経費精算の業務において不正防止のためのチェックが重要です。会社の運営にかかった費用であるか、会社として支払うべきものなのかの見極めが重要です。

例えば旅費精算ですが、会社の出張と関係ない、個人的な移動費用、旅行費用が申請されてないかなどをチェックする必要があります。

事務用の消耗品を買う場合も、本当に会社で使うものなのか、従業員が個人的に使うものではないのかを見極めないといけません。

こういった不正防止機能が重要になります。

しかし、やりすぎると嫌われるので程々に笑

適切な科目判定

経費精算ではさまざまなお金の支払いを取り扱います。電気料金の支払い、旅費の支払い、消耗品の支払いetc

それぞれの支払いについて適切な勘定科目を判定し、仕訳を切る必要があります。

勘定科目の判定複数の観点から制約があるので、1つずつ覚えていくようにしましょう。

例えば、税金計算の観点から、交際費は一部経費として認められないというルールがあります。税金の申告書を作る場合には取引先への接待などの費用を取りまとめておく必要があります。

一方、製造業の観点からはものを作るためにかかった金額を計算する原価計算の観点からその企業のルールに沿った科目を判定しなければなりません。

科目判定を適切に行うというのはすぐにはできませんが、分からないことがあれば都度、先輩社員に聞くようにし、メモを残して作業をしましょう。

支払い漏れ、支払いミスの防止

経費精算において重要な観点として支払い漏れ、支払いミスの防止があります。

これはイメージがつくかと思いますが、支払い漏れや支払いミスがあると企業の信頼に傷が付きます。なんとしてもミスを防がないといけません。

企業によってさまざまな方法で支払い漏れや支払いミスを無くしていると考えられますが、一般的にはダブルチェックによって防止しています。

1つ1つの支払い処理には注意をして業務に当たりましょう。

まとめ

今回は経費精算業務について記載しました。経理部の中でも基本的な業務であり、重要な業務です。

この業務を通じて企業のお金の流れを把握することも可能です。

一長一短で身につくものではないですが、経費精算の業務を大方こなせるようになると経理としても貴重な人材になるでしょう。