事務職に配属されたら覚えておきたいエクセルのショートカットキー

事務職に配属されたら覚えておきたいエクセルのショートカットキー

社会人になってよく使うツールの1つがマイクロソフトエクセルではないでしょうか。

人によっては1日の大半をエクセルと向き合って仕事をする人もいたりします。

今回は新社会人で事務職に配属された方向けにエクセルのショートカットキーを紹介します。

スパルタな職場ではマウスを使うな。と教えられるところもあるのだとか…確かに効率よくなりそうではあるので、少し憧れたりしますが、なかなかできるものではないです。

まずは簡単なものから覚えて徐々にいろんなショートカットキーを覚えれば、羨望の眼差しでみられること間違いなしです。

スマートに仕事をこなしてやりましょう。

コピペを極めろ

基本中の基本ですが、コピペに関しては基本的にショートカットキーを使いましょう。

コピーのショートカットキーはCTRL +C

貼り付けのショートカットキーはCTRL +V

切り取りはCTRL +X

左下に並んでいるので、キーを見ることなく操作できるようになるまで使いましょう!

コピペはエクセルに限ったものではないので確実に覚えておきたいショートカットキーになります。

範囲指定を極めろ

コピペと一緒に覚えてしまいたいのがキーボードを使った範囲指定です。

セルを1ずつ範囲指定するショートカットキー

SHIFT+矢印(現在のセルから指定したいセルの方向)

連続したデータの最端へ移動するショートカットキー

CTRL +矢印(現在のセルから移動したい方向)

現在のセルから連続したデータの全範囲指定をするショートカットキー

SHIFT +CTRL +矢印(行を全選択したい場合は右または左矢印、列を選択したい場合は下または上矢印)

この辺は言葉だけだと難しいと思うので是非試してみてください。スクロールでセルの指定やセルの移動をするより一瞬で範囲指定や移動できるので早さが出ます。

1つ前の作業の取り消し

これも便利なので絶対覚えてください

1つ前の作業を取り消すショートカットキーはCTRL +Z

これもコピペと合わせて覚えてしまいましょう。

エクセルの保存

作業中エクセルを保存するショートカットキーはCTRL +S

長時間作業したけれど、保存せずにうっかり消してしまった、充電切れでパソコンが落ちてしまった、といった場合を想定してこまめに作業は保存するようにしましょう。

ゲームと一緒です。

新しいブックの作成

作業中に別のブックを作って作業したい時があります。そんな時は新しいブックの作成のショートカットキーを使用します。

新しいブックの作成のショートカットキーはCTRL +N

これはエクセルに限らず新しいウインドウを立ち上げたい時にも使えるので便利です。

検索と置換

大量のデータの中からある文字を探したいという時やエクセルのデータの一部を一気に変更したい時には検索と置換が便利です。

CTRL +F

特に置換はデータの中の(株)という文字を株式会社に一気に置き換えたいという場合は便利です。空白の削除にも便利なので覚えておきましょう。

フィルターをかける

データを抽出したいといった時や、現在かかっているフィルターを外して再度設定したいという時に便利なショートカットキーはSHIFT +CTRL +L

抽出もよく使うので覚えておきましょう。

ALTキーを使えばさらに幅が広がる

上記のショートカットキーを使うだけで便利になりますが、エクセルの使い方によってよく使用する機能が異なってくると思います。そんな時は一度ALTボタンを押してみてください。

リボンの上にアルファベットが表示されるので、使用したい機能があるところをアルファベットのキーを押していけばやりたいことにたどり着きます。

私のおすすめはALT⇨W⇨A⇨OまたはTを押すウィンドウの整列です。1つのモニターで作業している場合にはかなり便利なショートカットキーです。

そのほかにも誰かの作った資料の数字が正しいか確かめるのに使っているトレース元の参照ALT⇨M⇨P

も便利です。

まとめ

今回は新社会人向けに覚えておくと便利なエクセルのショートカットキーを紹介しました。

このほかにも便利なショートカットキーはあると思うのです、スマートに仕事がこなせるようにぜひ研究してみてください。

今回はショートカットキーでしたが、機会があれば覚えておきたい関数なども記載したいと思います。