個人の働き方改革を行うには?タスクの見える化をするといい

個人の働き方改革を行うには?タスクの見える化をするといい

最近は至る所で働き方改革が叫ばれています。長時間労働の是正などより効率的な働き方を求められるため抜本的な改革に乗り出す企業も出てきています。

今回は改革というほど大きな変化ではないけれども個人レベルで働き方を変える小さな試み、「タスクの見える化」をご紹介したいと思います。

タスクを見える化するメリット

タスクを見える化することによる最大のメリットは業務負荷の調整が可能になるという点です。

残業せずに帰れてハッピー!になるにはまずはタスクを見える化して業務負荷を調整する必要があります。

どうすれば業務負荷の調整ができるのか

タスクを見える化する事で自分のしなければいけないことが明確になります。

自分のやらなければいけないタスクがカツカツに詰まっていればこれ以上仕事を引き受けるのは無理だという判断もできます。

また見える化されていれば、何故受けれないのかを説明できるようになります。

そしてタスクが多すぎた場合には何をしなければいけないのか、または何を諦めなければいけないかを確認できます。部署レベルでは、なにかのタスクを諦めるか、コストを諦めるのか(残業によって対応するのか、人員を追加して対応するのか。)

個人レベルでは比較的忙しくない時期(時間)に行えるタスクがないか検討できます。

いずれにしても取るべき対策が見えるようになります。

あとは取るべき対策を選択して実行することで負荷を調整することが可能になります。

どうやってタスクの見える化をするのか?タスクの見える化をする方法

タスクを見える化するには大きな単位で繁忙期を把握して逆算していく方法がおすすめです。

よく言われるゴールから逆算する方法です。

年⇨月⇨週⇨日の順番にタスクを把握していき、タスク量が多い場合は1つ大きな単位で調整出来ないか検討します。

1つ大きな単位で調整できない場合はさらに大きな単位で調整を検討します。

1年間の大きな流れを把握する

まずは大きなスケジュールを書き出します。

ツールはメモ帳に手書きでもいいですし、エクセルを使ってもいいのでざっくりとしたスケジュールを書き出します。

ここでは1年間のうち今時点で判明している繁忙期を把握し、そこでどんな作業を行うのかを明確にします。

1年間のスケジュールを書き出す時点では細かく何日に何をするということまでは記載する必要はありません。

ざっくりとしたスケジュールをかけたら、繁忙期の仕事を前倒しでできることがないかを検討します。

職場に配属されてすぐは繁忙期がわからないと思いますので、職場の先輩や上司に聞いて1年間のスケジュールを把握しましょう。

直近の繁忙期までのスケジュールを1ヶ月単位で把握する

1年間のスケジュールの洗い出しが終わったら、直近の繁忙期までのスケジュールを1ヶ月単位で把握します。

1年間のスケジュールを書き出した時より細かいスケジュールを書き出します。

1ヶ月のうちいつまでに何が終わっていないといけないのかを期限別に書き出します。

スケジュール帳などを使っていつまでに何を終えないといけないのかの期限を書き出すようにしましょう。

仕事で手戻りが発生する可能性は多々あるので、可能であれば、数日の余裕をみて期限を記載するのもおすすめです。

週単位でのタスクの見える化を行う

1ヶ月のうちの期限を書き出したら今週は何を終えるべきかを書き出しましょう。

仕事量がそこまで多くない場合は1週間単位でのタスクまで書き出せれば、自分はどれくらい時間に余裕があるかを把握できます。

一方、仕事量が多く、こなさないといけないタスクが多い場合はさらに踏み込んで1日単位のタスクに落とし込みます。

ここまでくれば、1日のうちどれぐらい時間に余裕があるかわかり、余裕がある場合は繁忙期の時期のタスクを前倒しで処理することも可能です。

まとめ

今回はタスクの見える化の方法をご紹介しました。

個人レベルでも組織レベルでもタスクの見える化を行うことが働き方改革の一歩になります。

まずは現状を把握し、適切な対応手段を選択することで、みんながハッピーになる働き方改革が実現します。