説明がわかりづらい人の5つ特徴と改善方法

説明がわかりづらい人の5つ特徴と改善方法

身の回りに説明がわかりづらいという人はいないでしょうか?

一生懸命話してくれているけれど、何を言いたいのかわからない。

今回は説明がわかりづらい人はどういった特徴があるかを記載したいと思います。

もしあてはまる項目があれば改善すればわかりやすい説明ができるようになるので、自分の説明はわかりづらいと良く言われる人も参考にしてみていただけたらと思います。

説明がわかりづらい人の5つの特徴と改善方法

結論になかなかたどり着かない

説明がわかりづらい人の特徴として結論になかなかたどり着かない人がいます。

説明を受ける側とすると結論⇨根拠、過程を説明してもらった方が、心理的な負担が少なくてすみます。

過程や根拠をダラダラと話していると仕事などでは相手をイラつかせてしまう原因にもなってしまいます。

もし自分の説明がわかりづらいと言われた方はまずは結論から話すようにしましょう。

説明すべき重要なところを端折ってしまう

説明がわかりづらい人の特徴として、話すべき大切なところを端折ってしまう点があります。

これは説明する際に焦ってしまって、早く説明を終えようとするために起こってしまうことです。

説明をする際には一呼吸おきながら丁寧に説明をするようにしましょう。

先程記載したように結論から先に言っていれば、多少話し方がゆったりとしていてもすんなりと聞いてくれるので出来るだけ落ち着いて話すようにしましょう。

また話を端折ってしまう人がいたら一度落ち着いてもらって丁寧に説明をお願いするようにしましょう。

相手と自分の認識の差がわかっていない

説明がわかりづらい人は説明する相手と自分の認識に差があるということをわかっていない場合があります。

自分が分かっているから相手も分かっているだろうという間違った認識によるものです。

相手がどの程度これから説明する話を理解しているかなど可能な限りリサーチするようにしましょう。

実際には相手と自分の認識を合わせるということはかなり難しいです。

相手が1人であれば問題ないですが、相手が複数人だった場合は難易度も上がります。

対策としては丁寧な説明を用意しておいて、相手の認識に合わせて適切な説明から始められれば、わかりやすい説明になります。

意見と事実を混同している

説明がわかりづらい人の特徴として、自分の意見と事実を混同して話してしまうという点があります。

意見と事実を混同して説明してしまうと誤解を招いてしまいます。

説明する人は重要な決定や報告の場では事実と意見ははっきりと分けて説明することでわかりやすい説明になります。

説明を聞く人ももし相手が意見と事実を混同してそうだと気づいた場合は、意見なのか事実なのかをはっきり確認するようにしましょう。

説明が構造化されていない

説明がわかりづらい人の特徴として説明が構造化されていないという点があります。

説明をする前にこれから説明したいことを階層に分けて構造化してみましょう。

その際に「ロジカルシンキング」を使えば説明を構造化できます。

説明の内容が構造化されていないと、箇条書きにしたことを読み上げているだけになり相手にとってどの内容が重要なのかがわかりづらくなります。

また伝えたいメッセージもわかりづらくなってしまいます。

なので説明がわかりづらいと言われる方は説明内容を構造化することをおすすめします。

まとめ

今回は説明がわかりづらい人の特徴を説明いたしました。

どの特徴もちょっと意識するだけで説明がわかりやすくなります。

日々の説明の中で心がけて説明の達人になるようにしましょう。