歓送迎会でできる幹事になるためにやるべき準備

そろそろ歓送迎会の季節が近づいてきました。

幹事に任命された人の正直な気持ちは「めんどくさいな」といったところでは無いでしょうか。

確かにめんどくさい幹事の仕事ですが、意外と幹事のやり方というのは見られています。

めんどくさいことも多いですが、これを機会にできるやつ認定してもらえるように頑張ってみましょう！

あまりうますぎると毎回幹事を任せられてしまうかもしれないので、程々に笑

できる幹事になるためにやるべきこと

できる幹事に必要な心構え

まず心構えですが、とにかく参加者に対しての配慮が大切になってきます。

参加者が気持ちよく楽しんでもらえるようにいろんなことに配慮する必要があります。

どんなことをすれば気持ちよくまた楽しい時間を過ごしてもらえるかまずは参加者のことについて良く考えてみましょう。

歓送迎会参加者の日程調整

正直これがかなり大変です。参加人数が多くなればなるほど、日程設定が困難になります。

あの人を立てればこの人が立たずみんなの予定が会う日なんて無いのでは無いかというくらい日程が合わない時もあります。

なので幹事に任命されたらまずは日程を押さえにかかりましょう

日程を抑える順番ですが、歓送迎会のメインとなる人とその会に出席するの最上位の役職の方に都合の良い日を聞きます。

漠然といつがいいですか？と聞かれても困ってしまうと思うのでいくつか候補日を挙げて選択してもらいましょう。

大体の日程が決まったところで参加者のに対して日程を通知して出欠を取りましょう。場所と時間は後日通知する形でもいいので、早めに日程は伝えると調整が少し楽になります。

出欠を確認する際には苦手なものや食べれないものがないかも併せて確認できるとお店選びに役に立ちます。

日程調整には気軽なグループであればLINEのスケジュール調整を使うことができますが、職場の場合全員とLINEの連絡先を交換していない場合があります。

その際はネットの無料ツールを使いましょう。

おすすめは調整さんです。

簡単な機能ですが、便利です。ぜひ使ってみてください。

https://chouseisan.com

歓送迎会の場所の設定

幹事としていいお店を探すのもなかなか大変な仕事です。

参加者の出欠の際に聞いた食べれないものを外して考えます。

そして歓送迎会をどんな雰囲気でやりたいかを考え、お店を選ぶようにしましょう。

事前に下見に行って雰囲気を見るところまでできればベストですが、無理な場合周りに利用したことがある人がいないか探してみましょう。口コミよりも有力な情報を手に入れられるかもしれません。

歓送迎対象者への贈り物準備

これも悩みどころです。特に異性の歓送迎だと何が嬉しいかわからないのでそういう場合は職場の同年代の方に聞いてみましょう。

また歓送迎会の場合、上司など立場の偉い方が少し多めにお金を払っていただける場合が多いので可能であれば送ろうと思っているものを伝えられるといいですね。

そうすることによって上司の意向も汲んでますよアピールができます。

送迎する方には小さくてもいいので花束も合わせて渡せると送迎感が出ます。

是非検討してみてください。

余興の準備

歓送迎会を盛り上げるために余興の準備をしましょう。幹事がメインとなって動く場合もありますし、誰かにお願いしてしまうのもありです。

とはいうものの大抵嫌がられると思うので、幹事がメインで考えることになる場合が多いのが現状ですよね。

歓送迎会の対象者にまつわるクイズなんかやると歓迎する人に対する理解が深まったり、送迎する人との思い出話に花が咲くのでおすすめです。

ありきたりなとこだとビンゴですが、できる幹事としてはチョイスが一般的すぎるかもしれません。

最終手段にとっておきましょう。

歓送迎会当日の動き

挨拶をお願いする

始めの挨拶と締めの挨拶、乾杯の挨拶をお願いしましょう。

事前にお願いすることを伝えられると親切かと思いますが、偉い方であれば大抵すぐ引き受けてくれます。

始めの挨拶を1番位の上の方にお願い、締めの挨拶がNo2にお願いするのが定説のようです。

会の途中には歓送迎会の主賓にも挨拶をしてもらいましょう。

精算の準備

事前に会費を回収する方法でもいいですが、スマートに精算を行えるように準備しましょう。

事前に集金役の人を作ってグループ毎集めてもらうのも効率的な精算方法です。

当日会場で受付をするという方法もあります。

スムーズに会を始めるには事前の回収か立て替えておいて事後精算という方法にしましょう。

二次会の予約

事前に二次会のお店も目処を立てておいて、一次会が終わりそうになったら二次会の予約をしましょう。

一次会で帰ってしまう人もいるので、出欠確認も重要です。

またお店が空いていない場合もあるのでいくつかお店の候補を考えておくと安心です。

さっと予約して次の店を案内できるかは幹事として重要なポイントなので気合を入れて頑張りましょう。

うまくいけばデキルやつ認定されます。

二次会の精算もスマートに

二次会になってしまえば、金額もそこまで大きくないので立て替えてしまうのがスマートです。

後日最終的な金額をみなさんに通知してお金を回収しましょう。

上役の人が多めに出してくれて精算する必要がない場合もあります。

内心ニヤニヤしながら、ありがとうございますの感謝の気持ちを伝えましょう。

歓送迎会が終わった後も重要です

歓送迎会が終わったあとは皆様にお礼を伝えましょう。

フランクにでも問題ないですし、メールでも問題ないと思います。

一言あるだけでしっかりしてるな感を伝えることができるでしょう。

最後に

最初にも書きましたがやはりおもてなしの気持ち、楽しんでもらおうという気持ちが何よりも重要なのかなと思います。

幹事の仕事から本業の仕事として学ぶことはたくさんあるように思います。

是非できる幹事になって楽しい宴会を取り仕切ってください。応援しています。